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グーグル「Docs & Spreadsheets」 [仕事が好き]

11日朝、通勤途上に雑誌『ダカーポ』5月2日号を読んでいて、1つの記事が目に入ってきた。「自分のPCがそばになくても、文書や表計算ファイルにアクセスできる」(p.123)と題したその記事は、僕のこの週の問題意識と見事にフィットしたのせ、オフィスに着くやいなやすぐにグーグルでアカウントを作った。

そのサービスの名は「Google Docs & Spreadsheets」という。作りかけのワード文書やエクセルのスプレッドシートをいつでもどこでもどのパソコンでも、グーグルのアカウントにアクセスして編集することができるというものである。ダカーポの記事は、エクセルファイルで管理していた顧客の電話番号が手元にないため出先から急な用件で連絡が取れない――そんな状況下で、以前であればノートPCからオフィスのデスクトップPCにリモートアクセスできるよう設定しておくしかなかったが、今やグーグルの無料サービスでどこからでもファイルを開くことができるというものである。

最近の僕の問題意識は、①異動発令日までに完璧な引継書を作っている時間的余裕がなく、異動後も思いついた時にどんどん書き足していきたい、②でもその前に主要な項目については引継を済ませておかなければならないので、委細にまで立ち入っている時間もないので、問題が生じた時にはその都度聞いてもらうしかない、③オフィスのデスクトップPCに保管してある様々なファイルを、単に異動先のPCに持っていくだけではなく、モノによっては多くの人と共有できるようにしておきたい、といったポイントである。

Google Docs & Spreadsheetsなら、現在作成中の業務引継書をオフィス以外の場所でもどんどん書き足すことができるし、異動後も書き足せる。後任やその他関係者にアクセス権を与えて、必要な時に読んでもらえるとよいのである。また、ファイル毎にアクセス権の設定が変えられるため、①自分だけのファイル、②限られた人に閲覧だけを許す、③限られた人にファイルの共同編集を許す、④ファイルを完全に公開にする、といった個別の対応ができる。

勿論、僕が今の部署にいる間に作成した文書をアップしておいて、この人に読んで欲しいというように閲覧者を限定して共有したり、はたまた完全に一般公開したりするといった使い方もできるし、はたまた今後論文を書いたりする機会がまたあれば、いつでもどこでも思いついたところで書き足していけそうである。

それにしても、ブログ書いてる暇があったら引継書を早く作れよと言われてしまいそう…。形から入ろうとするのは僕の悪い癖!?


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